De 5 voordelen van digitaal projectmanagement in tijden van Corona

vakkennis

Foto via Pixabay

Aan het begin van de thuiswerkperiode vroegen wij ons bij Bureau Stedelijke Planning af welk effect dit zou hebben op de voortgang van gemeentelijke projecten. Wat blijkt? Projectmanagement werkt prima digitaal! Wij delen – uit eigen ervaring – graag vijf voordelen van digitaal projectmanagement:

1) Er is minder ruis en verwarring over gemaakte afspraken.

Het digitale vergaderen dwingt je om heel precies te zijn in de afspraken die je maakt. Dit zorgt ervoor dat vervolgstappen voor iedereen duidelijk zijn. Daarnaast verloopt notuleren tijdens online vergaderingen efficiënter. Door schermdelen kan iedereen zien wat je schrijft en de gemaakte afspraken kun je na afloop gelijk opsturen.

2) Digitale participatie blijkt heel goed te gaan.

Bij de komst van de Omgevingswet is dit straks een welkome aanvulling op de fysieke bijeenkomsten in een zaaltje. Digitale participatie trekt ook een jongere doelgroep aan die je via de traditionele methodes minder makkelijk betrekt. Bijkomend digitaal voordeel: íedereen kan aan het woord komen en niet alleen de hardste schreeuwers.

3) We zijn nu allemaal digitaal kundig.

Tot op hoog niveau ervaart iedereen dat volledig digitaal werken goed en efficiënt functioneert. Dat zorgt voor meer vergadermogelijkheden en versnelling van processen. Pre-corona werden vergaderingen soms eindeloos naar voren geschoven als niet iedereen fysiek aanwezig kon zijn. Dat is niet meer nodig. Contracten en brieven worden nu allemaal digitaal verstuurd, waardoor het proces sneller gaat.

4) Afspraken verlopen efficiënter en we krijgen meer werk gedaan.

• Deelnemers kunnen voortijdig uitchecken bij die onderdelen van een vergadering die voor hen minder relevant zijn en verder gaan met iets wat écht belangrijk is. Dat doe je niet zo snel bij een fysieke vergadering.
• We worden niet afgeleid door de omgeving en ook niet door collega’s die aan het bureau komen kletsen – en die je natuurlijk niet zomaar wegstuurt.
• Het is makkelijker om een telefoontje even niet op te nemen (of gelijk een melding te geven ‘’kan ik je later terugbellen’’) als je al bij voorbaat weet waar het over gaat.
• Je hebt minder reistijd, waardoor je meer tijd over hebt voor andere zaken.

5) Door op afstand te werken, gaan we ook op meer afstand naar het project kijken.

Deze periode geeft tijd voor bezinning, kansen om de strategie te heroverwegen en/of aan te passen en meer tijd om goede keuzes te maken en geen overhaaste beslissingen te nemen.

Het tijdperk van digitaal projectmanagement lijkt gestart. Maar eerlijk is eerlijk: we verlangen ook naar weer écht bij elkaar zijn, naar de kracht van de fysieke ontmoeting en van lichaamstaal, naar de kleine sociale interacties (én irritaties) aan je bureau, naar koffiepraat en natuurlijk naar de vrijmibo.